La fattura elettronica non risulta ricevuta: che cosa fare

Hai emesso o ti aspettavi una fattura elettronica, ma non risulta ricevuta? Prima di sollecitare o rifare il documento, controlla le notifiche del Sistema di Interscambio, l’indirizzo di recapito e l’area riservata. Ecco i controlli da fare in ordine.

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Sintomi

• Il cliente dice di non aver ricevuto la fattura
• Tu non vedi la fattura nel tuo cassetto fiscale
• Hai ricevuto una notifica di mancata consegna
• Non hai ricevuto nessuna ricevuta dopo l’invio
• La fattura compare in un elenco ma non nell’altro

Cause più probabili

1. Codice destinatario o PEC errati — Il sistema non riesce a recapitare il file — segnale: notifica di mancata consegna
2. Fattura scartata — Il file contiene un errore e viene rifiutato — segnale: notifica di scarto
3. Cliente non guarda l’area giusta — Il documento è disponibile nell’area riservata ma il cliente cerca nella posta — segnale: fattura presente nell’elenco dei documenti
4. Ritardo nelle notifiche — Le ricevute possono arrivare dopo qualche tempo — segnale: nessuna notifica ma la fattura risulta trasmessa
5. Fattura mai inviata davvero — L’invio non è andato a buon fine — segnale: assente da tutti gli elenchi

Procedura passo-passo

1. Controlla la ricevuta di consegna — Cerca nel software o nella casella associata le notifiche di consegna, mancata consegna o scarto.
2. Consulta l’elenco delle fatture emesse — Nell’area riservata verifica se la fattura risulta presente e in che stato.
3. Verifica il codice destinatario o la PEC del cliente — Chiedi conferma al cliente dei dati usati.
4. Controlla la posta indesiderata — Se il cliente riceve via PEC o email, controlla anche spam e cartelle secondarie.
5. Invia una copia di cortesia — Mentre risolvi, invia al cliente una copia leggibile del documento.
6. Correggi e reinvia se necessario — Se è stata scartata o non risulta trasmessa, correggi l’errore e reinvia.

Prevenzione

1. Registra il codice destinatario nell’anagrafica del cliente — Evita errori a ogni emissione.
2. Conserva le ricevute — Sono la prova dell’invio e della consegna.
3. Chiedi conferma ai nuovi clienti — Un controllo iniziale evita problemi ripetuti.

Domande frequenti

Il cliente dice di non aver ricevuto la fattura: devo rifarla?

Non subito. Controlla la notifica di consegna che arriva dopo l’invio: può indicare che la fattura è stata consegnata, che c’è stata mancata consegna o che è stata scartata. Se risulta non consegnata per impossibilità di recapito, in molti casi è comunque considerata emessa e il cliente può trovarla nella propria area riservata. Verifica sempre prima di duplicarla.

Dove trovo la ricevuta che conferma l’invio?

Le ricevute e le notifiche si trovano nel tuo software di fatturazione o nella casella di posta associata al servizio di trasmissione. Cerca lì le comunicazioni di consegna, mancata consegna o scarto. Se non hai ricevuto nulla, il file potrebbe non essere mai partito: in quel caso la fattura è assente da tutti gli elenchi e va reinviata dopo aver corretto l’errore.

La fattura compare in un elenco ma non nell’altro: come mai?

Capita quando il documento è disponibile in un punto e non in un altro: per esempio la fattura è stata trasmessa e risulta tra le emesse, ma la ricevuta non è ancora arrivata, oppure il cliente sta cercando nella posta mentre il documento si trova nella sua area riservata. Le ricevute possono arrivare in ritardo. Se la fattura è scartata o assente da tutti gli elenchi, correggi l’errore e reinvia.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — Sito ufficiale

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